2008년 3월 17일 월요일

당신의 기억력을 믿지마라, 그리고 이메일을 작성하라.

사람의 기억은 왜곡되거나, 스스로의 편의성에 맞춰 즉석에서 조작되거나, 심지어는 전혀 기억하지 못하는 일까지 발생한다.
이러한 이유로 회사에서 업무진행상 발생하는 많은 것들은 문서화를 해두어야 하고, 특히 e-mail 이라는 도구는 기억을 체계적으로 정리하고 축적하는데 있어 효율적인 수단이라고 할 수 있겠다.

회사에 오래 근무한 많은 분들이 그러하겠지만 본인도 입사 이후부터 지금까지 단 번도 이메일을 삭제하지 않고 ( 사고이든 스스로의 의지이든 간에 ), 심지어는 보낸 편지함까지 그대로 쌓아두었기 때문에 과거에 있었던 그 어떤 일이든 간에 어떤 내용이 오고갔고 진행은 어떻게 되었는지를 찾아낼 수가 있다.

문제는 회사의 익스체인지 서버에만 거의 2G 에 가까운 이메일이 쌓여있고, 회사에서 아웃룩을 도입하기 이전 로컬로 저장했던 이메일들 역시 기가단위로 보관되어 있어서 향후 이놈들을 어떻게 처리할지 참 고민스럽다는 것 정도겠다. -_-


이메일을 작성할 때는 생각나는 업무내용을 우선 기록한 다음 순서와 중요도를 판단해서 적절한 양식으로 이를 꾸미고, 필요한 경우에는 bold 를 넣거나 이메일에 코맨트를 달아야 하는 경우에는 색깔을 넣어 해당 부분을 강조한다거나 번호를 넣어 받는 사람이 일목요연하게 무슨 일을 해야 하는지를 쉽게 파악할 수 있도록 하면 된다.
이메일은 최대한 간결하게 줄일 수 있는데까지 내용을 줄이도록 하고, 오해의 소지가 있는 단어나 표현은 가급적 사용하지 않는 게 좋다.

그렇다고 일장 연설문을 적어 모든 부분에 언더라인 효과를 적용하고, 그것도 부족해서 부분 부분 원색이나 형광색을 넣어가면서 이메일을 보내면 많은 사람들이 당신의 이메일을 수신하길 꺼려하거나 읽어보려는 시도조차 하지 않을 것이다. ( 당신이 높은 위치에 있다면 어떻게든 수신자들일 내용을 읽긴 하겠지만 글 쓸 줄 모르는 사람으로 여겨질 것이다 )

아래 내용은 개인적으로 이메일을 쓸때 이렇게 쓰면 안된다 라고 지적하고 싶은 사항들만을 모아서 꾸며본 내용인데 자세히 지적하지 않아도 뭐가 어떻게 잘못되었는지는 쉽게 알 수 있을거라 생각한다.
(실제 이렇게 메일을 보내는 사람들이 있다)

(클릭하면 원본 이미지를 보실 수 있습니다)

사용자 삽입 이미지


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그리고 수신한 이메일에 대해서는 업무단위별로 또는 보낸사람별로 수신함을 만들어서 보관하라.
( 업무단위가 효율적인지 보낸사람별로 정리하는 것이 효율적인지는 사람마다 약간 다른 잣대가 적용되는 것 같다. 나는 업무단위별로 이메일을 정리한다 )

만약 당신이 Microsoft Outlook 이나 이와 유사한 도구를 사용하고 있다면
완료된 업무와 완료되지 않은 업무를 구별해서 표시하고  완료되지 않은 업무들을 간단하게 리스트로 확인해 볼 수 있을 것이다.
물론 좀 더 아웃룩을 적극적으로 활용한다면 범주별로 나눈다든지 특정 작업을 누군가에게 작업할당을 하고 그 진행상황을 보고받을 수도 있을 것이다.


어쨌든 하고 싶은 말은 업무요청은 이메일로 작성해서 보내라는 것이다.
그리고 상대방에게 뭔가를 보고받거나 회의결과를 정리할때도 반드시 이메일로 전송해 줄 것을 요청해라.

어느정도 이상 나이가 된 사람들은 느끼고 있겠지만 본인 스스로의 기억력도 100% 믿어서는 안된다. 사람의 기억은 본인의 주관적 입장에 따라 조작되기 쉽다.

다양한 업체 또는 사람들과 업무를 오랜기간 하다 보면 나중에 의사전달이 잘못되었거나 혹은 상대방이 위기를 모면하기 위해 했던 거짓보고 등으로 인해서 본인이 난감한 상황에 처할 때가 반드시 올 것이고, 그때 체계적으로 정리했던 이메일들이 당신의 구세주가 될 수도 있다.

물론 이메일의 주기적인 백업도 소흘히 하지 말 것은 당연한 일이겠다.

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